קליטת טפסים חתומים והורדת קבצי PDF באמצעות Make.com ו-FillFaster
במדריך הקודם למדנו איך לייצר קישור ייחודי ולשלוח אותו ללקוח. כעת, נלמד את החלק השני. איך לקבל טריגר ברגע שבו הלקוח מסיים לחתום על הטופס, למשוך את קובץ ה-PDF החתום באופן אוטומטי, ולהחזיר אותו ישירות ל-CRM שלכם (כמו monday.com, HubSpot, Salesforce וכדומה) או לשלוח אותו במייל.
שלב 1: הגדרת הטריגר (Trigger) ב-Make.com
Section titled “שלב 1: הגדרת הטריגר (Trigger) ב-Make.com”היכנסו לחשבון ה-Make.com שלכם וצרו תסריט (Scenario) חדש
לחצו על כפתור + כדי להוסיף את המודול הראשון.
חפשו ובחרו באפליקציית FillFaster.
מתוך רשימת האפשרויות, בחרו בטריגר שנקרא: Watch New Form Submission (מעקב אחר הגשות טפסים חדשות).
בחלון שנפתח, לחצו על כפתור Add כדי ליצור Webhook חדש. תנו לו שם ברור (למשל: “קליטת טפסים חתומים - טופס בריאות”). בחרו את התבנית הרלוונטית ולחצו על Save
לאחר הלחיצה, המערכת תציג לכם כתובת אינטרנט ארוכה. לחצו על האייקון של Copy.
אל תסגרו את החלון במייק עדיין.
שלב 2: הגדרת ה-Webhook בתוך FillFaster
Section titled “שלב 2: הגדרת ה-Webhook בתוך FillFaster”כעת, עלינו ללמד את FillFaster לאן לשלוח את המידע בכל פעם שמישהו חותם.
עברו ללשונית חדשה בדפדפן והיכנסו לחשבון שלכם ב-FillFaster.
במסך הראשי (Dashboard), מצאו את תבנית הטופס שאתם רוצים לעקוב אחריה ולחצו על עריכה
בתוך עורך הטפסים, גללו למטה בתפריט עד שתגיעו לשדה שנקרא: Webhooks.
הדביקו בשדה זה את הכתובת שהעתקתם בשלב הקודם מ-Make.com.
לחצו על כפתור עדכון הגדרות
שלב 3: משיכת קובץ ה-PDF החתום (Retrieve)
Section titled “שלב 3: משיכת קובץ ה-PDF החתום (Retrieve)”המידע שהגיע מהטריגר כולל נתונים יבשים, אך הוא עדיין לא כולל את קובץ ה-PDF עצמו. בשביל למשוך את הקובץ הפיזי, נוסיף שלב נוסף:
לחצו על + מימין לבועה של FillFaster כדי להוסיף מודול נוסף.
בחרו שוב באפליקציית FillFaster.
הפעם בחרו בפעולה (Module) שנקראת: “Get a Submission PDF” (קבלת קובץ PDF של הגשה).
בשדה הנדרש Submission ID, לחצו על התיבה ומפו (גררו) את השדה Submission ID שהגיע מהבועה הראשונה (הטריגר).
לחצו על Save. כעת, שלב זה יוריד את קובץ ה-PDF האמיתי לתוך הזיכרון של Make בכל פעם שתתבצע הגשה.
שלב 4: החזרת הקובץ והמידע ל-CRM שלכם (שימוש בקובץ)
Section titled “שלב 4: החזרת הקובץ והמידע ל-CRM שלכם (שימוש בקובץ)”זהו השלב האחרון והחשוב ביותר, שבו אתם סוגרים את המעגל ומעדכנים את מערכת הניהול שלכם.
הוסיפו מודול שלישי בתסריט – הפעם של ה-CRM שלכם (למשל monday.com, HubSpot, Salesforce וכדומה).
בחרו בפעולה המתאימה להעלאת קבצים או עדכון שדות במערכת ה-CRM שלכם (למשל Upload a File, Create an Attachment או Update a Record).
בשדה ה-File (הקובץ) שמערכת ה-CRM שלכם מבקשת, אתם בוחרים בתוצר שהגיע מהבועה השנייה (Get a Submission PDF). המערכת של Make תדע לקחת את הקובץ הפיזי החתום ולהעלות אותו ישירות בתוך כרטיס או שורת הלקוח הנכונה ב-CRM שלכם.
🎉 סיכום התוצאה המנצחת
Section titled “🎉 סיכום התוצאה המנצחת”ברגע שהתסריט הזה מופעל: הלקוח חותם על הטופס 👈 FillFaster מעדכן את מייק 👈 מייק מושך את ה-PDF החתום 👈 מייק רץ על ה -CRM שלכם, מוצא את הלקוח לפי ה-ID הייחודי שלו, ומעלה לו את החוזה החתום ישירות לעמודת הקבצים שלו!
תודה על השימוש ב-FillFaster. נתראה במדריך הבא!