Webhooks

Webhooks מאפשרים לכם לקבל התראות מיידיות כאשר אירועים מתרחשים בטפסי FillFaster שלכם. כאשר הגשה נוצרת, נשמרת, נפתחת או נפתחת בפעם הראשונה, FillFaster שולח בקשת POST לכתובת ה-webhook שהגדרתם עם כל המידע הרלוונטי של ההגשה.

מה זה Webhook?

Webhook הוא הודעה אוטומטית הנשלחת מאפליקציה אחת לאחרת כאשר אירוע מסוים מתרחש. במקום לבדוק כל הזמן אם יש עדכונים (polling), webhooks דוחפים נתונים לשרת שלכם בזמן אמת בכל פעם שמשהו קורה.

חישבו על זה כמו מערכת התראות - כאשר מישהו שולח טופס, FillFaster שולח מיד את כל פרטי ההגשה לשרת שלכם, מה שמאפשר לכם לעבד את הנתונים, להפעיל תהליכי עבודה אוטומטיים, או לעדכן את המערכות שלכם באופן מיידי.

מקרי שימוש נפוצים

Webhooks אידיאליים עבור:

• עיבוד נתונים בזמן אמת - קבלו ועבדו נתוני הגשות טפסים באופן מיידי במערכת שלכם
• אוטומציה של תהליכי עבודה - הפעילו פעולות אוטומטיות המבוססות על אירועי הגשה
• אינטגרציית CRM - צרו או עדכנו רשומות אוטומטית ב-CRM שלכם כאשר טפסים מוגשים
• מערכות התראות - שלחו התראות מותאמות אישית לצוות או ללקוחות שלכם
• סנכרון נתונים - שמרו על הסנכרון בין מסדי הנתונים שלכם להגשות FillFaster

אירועי Webhook

FillFaster תומך באירועי webhook הבאים:

• submitted - מופעל כאשר טופס מוגש
• submission_saved - מופעל כאשר הגשה נשמרת (אך עדיין לא הוגשה)
• submission_opened - מופעל בכל פעם שקישור הגשה נפתח
• submission_first_opened - מופעל רק בפעם הראשונה שקישור הגשה נפתח

מבנה ה-Payload של ה-Webhook

כאשר אירוע מתרחש, FillFaster שולח בקשת POST HTTP לכתובת ה-webhook שלכם. הדוגמה הבאה ממחישה את מבנה ה-payload של ה-webhook:

{
    "event": {
        "event_name": "submitted", // "submitted" | "submission_saved" | "submission_opened" | "submission_first_opened"
        "event_timestamp": "2026-01-30T09:03:46.422Z"
    },
    "submission_id": "wOCMkUhK", // unique submission ID
    "inputData": {
        // All the form fields, unless excluded in the settings
        "name": "John Smith",
        "phone": "048275923"
        //...
    },
    "user_data": { // Only if sent during "create submission"
        "itemId": 374628374, //monday itemId
        "crm_user_id": 123 // any other system and variable
    },
    "submission_file_link": "https://fillfaster.com/dashboard/submission/wOCMkUhK", // Default to view in dashboard; optionally a public direct link
    "form_id": "sfRPPph",
    "form_name": "Example Form Name"
}

הסבר על שדות ה-Payload

• event - מכיל מידע על אירוע ה-webhook

  • event_name - סוג האירוע שהפעיל את ה-webhook (submitted, submission_saved, submission_opened, או submission_first_opened)
  • event_timestamp - חותמת זמן ISO 8601 של מועד התרחשות האירוע

• submission_id - מזהה ייחודי של ההגשה, משמש גם להורדת ה PDF החתום

• inputData - אובייקט המכיל את כל נתוני שדות הטופס שהוגשו על ידי הנמען

  • שימו לב: זה כולל את כל שדות הטופס אלא אם שדות מסוימים הוחרגו בהגדרות ה-webhook שלכם

• user_data - מטא-דאטה מותאם אישית שסיפקתם בעת יצירת ההגשה (קיים רק אם שלחתם אותו במהלך יצירת ההגשה)

  • זה שימושי למעקב אחר המזהים הפנימיים שלכם או נתונים מותאמים אישית אחרים

• submission_file_link - קישור לצפייה בהגשה

  • כברירת מחדל, זהו קישור ללוח הבקרה לצפייה בהגשה
  • ניתן להגדיר באופן אופציונלי כקישור הורדה ישיר ציבורי

• form_id - המזהה הייחודי של תבנית הטופס

• form_name - שם הטופס

הגדרת Webhooks

כדי להגדיר webhooks לטפסים שלכם:

1. התחברו ללוח הבקרה של FillFaster
2. נווטו להגדרות הטופס שלכם
3. מצאו את קטגוריית הגדרות ה-webhook
4. הזינו את כתובת ה-webhook שלכם (ה-endpoint שבו אתם רוצים לקבל את הנתונים)
5. בחרו אילו אירועים אתם רוצים שיפעילו את ה-webhook
6. באופן אופציונלי, הגדירו אילו שדות לכלול או להחריג מה-payload (מוגדר בהגדרות השדה)
7. שמרו את ההגדרות שלכם

בדיקת ה-Webhook שלכם

כאשר אתם מפתחים את ה-endpoint של ה-webhook שלכם, וודאו:

• החזרת קוד סטטוס 200 - השרת שלכם צריך להגיב עם סטטוס 200 OK כדי לאשר קבלה
• עיבוד מהיר - טפלו בנתוני ה-webhook באופן אסינכרוני אם העיבוד לוקח זמן
• אבטחת ה-Endpoint - אמתו חתימות webhook או השתמשו ב-HTTPS כדי להבטיח שהבקשות מגיעות מ-FillFaster

שיטות עבודה מומלצות

1. שמרו את מזהי ההגשות - עקבו אחר מזהי ההגשות שעובדו כדי למנוע עיבוד כפול
2. השתמשו ב-user_data - כללו את המזהים הפנימיים או נתוני המעקב שלכם בעת יצירת הגשות כדי שתוכלו בקלות לקשר את נתוני ה-webhook עם הרשומות שלכם
3. רשמו את כל ה-Webhooks - רשמו נתוני webhook נכנסים למטרות ניפוי באגים וביקורת

פתרון בעיות

ה-Webhook לא מתקבל

פתרון:

• ודאו שכתובת ה-webhook שלכם נכונה ונגישה בפומבי
• בדקו שהשרת שלכם מחזיר קוד סטטוס 200
• בדקו את הגדרות חומת האש שלכם כדי להבטיח שבקשות נכנסות לא חסומות

סיכום

Webhooks מספקים דרך חזקה לשלב את FillFaster עם המערכות ותהליכי העבודה הקיימים שלכם. על ידי קבלת התראות בזמן אמת על הגשות טפסים, אתם יכולים לבצע אוטומציה של תהליכים, לסנכרן נתונים וליצור חוויות חלקות למשתמשים שלכם ללא התערבות ידנית.